Choć dziś intuicyjnie rozumiemy, jak korzystne może być wprowadzenie w firmie jednolitego, centralnego systemu zarządzania dokumentami, nie każdą firmę na takowy system stać. Ponadto, od momentu podjęcia decyzji o jego wdrożeniu do skutecznego zakończenia całego procesu - a w przypadku firm współpracujących z wieloma dostawcami i podwykonawcami będzie to jeszcze bardziej skomplikowane - upłynąć może nawet kilka lat. No i coś jeszcze trzeba zrobić z dokumentami już istniejącymi.
Problem ogromnej liczby projektów - rzędu kilkuset - które trzeba było uporządkować "tu i teraz" spotkał jednego z moich Klientów z branży budowlanej. Projekty zapisywane były w kilku lokalizacjach sieciowych, czasami zduplikowane. Trudno było ocenić kompletność dokumentacji. Często sama liczba plików w katalogu projektu powodowała brak możliwości czytelnego przeglądania stanu dokumentacji.
Stąd też pojawił się pomysł, a właściwie konieczność, aby całą tą strukturę uporządkować: przenieść w jedno miejsce, do głównego poziomu wynieść jedynie kilka plików wiodących, pozostałe ukrywając w podkatalogach. Ponadto znaleźć i wyeliminować duplikaty oraz zaraportować projekty niekompletne.
Mając pewną wiedzę na temat liczby projektów, zaproponowałem też Klientowi utworzenie lokalnej strony HTML, która pozwoliłaby na wyszukiwanie i szybką nawigację do konkretnych projektów - bez konieczności przeglądania kilkuset katalogów na dysku sieciowym.
Całość procesu migracji zamknięta została w niewielkiej, interaktywnej aplikacji, dzięki której Klient mógł wskazać, które katalogi przenieść, które (tymczasowo) pozostawić, co zrobić z duplikatami, itd. Po zakończeniu wszystkich operacji budowana (od nowa) była także wspomniana witryna nawigacyjna, dzięki czemu odzwierciedlała ona zawsze stan faktyczny katalogu docelowego.
Korzyści dla Klienta: